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Chi gestisce un’azienda sa che le attività da porre in essere per portare avanti una corretta amministrazione ordinaria sono tante. Per facilitare le operazioni, sollevare da incombenze e risparmiare sui costi di gestione, nascono i software per la gestione delle presenze in azienda.

Funzionalità di un software gestione delle presenze

Organizzare le presenze in azienda è molto importante al fine di avere sempre piena efficienza nel ciclo produttivo, sia che si tratti di attività impegnata nella prestazione di servizi, sia che si tratti di produzione di beni. Il software di gestione delle presenze è semplice e funzionale. Si tratta di un applicativo da installare su computer, ma anche su dispositivi mobili, a loro volta questi sono collegati a sistemi di rilevamento elettronico delle presenze. Il software di gestione delle presenze può essere utilizzato con il sistema dei badge oppure con la più tradizionale timbratura dei cartellini e permette di rilevare l’orario di entrata, di uscita, presenze e assenze. Il tutto senza impegnare personale amministrativo che può quindi essere utilizzato per mansioni più importanti rispetto alla gestione di presenze e assenze. I sistemi di rilevazione delle presenze possono essere utilizzati sia per la gestione delle aziende con struttura semplice, organizzate su uno o due turni, sia su strutture più complesse, magari organizzate su tre turni e con un numero di dipendenti elevato e più ingressi. Infine, permette di avere sempre a portata di mano in un solo click i dati storici, in questo modo è possibile anche valutare la fedeltà all’azienda da parte dei dipendenti e verificare chi usufruisce in modo anomalo dei permessi o in modo eccessivo di congedi o malattia. Dati a loro volta importanti per eventuali promozioni, in questo modo meritocrazia ed efficienza sono al primo posto.

Gestione delle presenze e buste paga

Gestire le presenze con un software è importante anche per la gestione delle buste paga, si tratta infatti di due sistemi che si integrano a vicenda. È risaputo che la voce principale per la creazione delle buste paga sono le ore effettive di lavoro prestate e l’inquadramento contrattuale. Avere a disposizione in un singolo click presenze e assenze maturate all’interno di un mese, ore di straordinario effettuate, permessi e ferie godute, permette un calcolo sicuro e allo stesso tempo veloce della busta paga. Il sistema permette anche di calcolare le imposte da versare in qualità di sostituto d’imposta e i contributi da pagare per le prestazioni effettivamente ricevute dal singolo dipendente. Dall’elaborazione delle buste paga in relazione alle giornate lavorative effettivamente prestate sarà poi possibile avere il quadro delle ferie maturate e della tredicesima mensilità. Il vantaggio economico di questa operazione diventa evidente se si pensa ad aziende con un numero elevato di addetti e ai diversi inquadramenti contrattuali, infatti, servirebbero molte ore di lavoro, probabilmente anche più impiegati per procedere manualmente al rilevamento delle presenze e calcolo delle buste paga, invece, con questo sistema tutto risulta più veloce e allo stesso tempo affidabile.

I software gestione delle presenze consentono anche di avere report cartacei in questo modo, nel caso in cui i dipendenti dovessero avere titubanze, è possibile dimostrare i dati registrati dai sistemi tenendo anche in considerazione che gli stessi non possono essere manomessi manualmente.