Le imprese, che siano di grandi, medie o piccole dimensioni hanno costi elevati da sostenere e proprio per questo tentano di risparmiare su alcune voci che possono essere ridotte senza perdere in produttività ed efficienza, tra esse ci sono quelle relative alla gestione del personale.
Un responsabile delle risorse umane, soprattutto quando deve gestire imprese che hanno più sedi, lavoratori distaccati e un numero di personale non limitato, può avere difficoltà e spendere molte energie nella gestione di ferie e permessi, a cui si aggiungono eventuali assenze per malattie. Attraverso l’uso di sistemi cartacei, il responsabile, nonostante l’impegno profuso, difficilmente riuscirà ad ottenere il massimo dalle risorse disponibili. Un modo per risparmiare senza perdere efficienza è l’uso di un software per la gestione delle assenze del personale.
Di cosa si tratta? I software di gestione delle assenze del personale sono applicativi per sistemi automatizzati che permettono di gestire le assenze del personale senza il bisogno di avere un addetto che si occupi a tempo pieno di tale funzione. Per un’azienda è molto importante programmare le assenze in modo da avere sempre alti livelli di efficienza ed il software di gestione delle assenze del personale riesce a facilitare tale operazione tenendo in considerazione le ferie programmate dei vari addetti, le assenze per malattie e i permessi. In questo modo ulteriori permessi possono essere concessi in base alle reali esigenze e potenzialità dell’impresa e non vi sono cali di produttività.
Il vantaggio non è solo in termini di efficienza e produttività, ma anche per la redazione delle buste paga che è evidentemente facilitata dalla facile tracciabilità dei servizi realmente prestati da ogni lavoratore e corrispondente alle reali ore lavorative del singolo. Quando il lavoratore usufruisce di permessi, o comunque matura delle assenze, durante la mensilità è probabile che poi alla corresponsione della busta paga possa avere delle perplessità sull’ammontare, anche in questo per l’azienda sarà facile dimostrare le modalità del calcolo perché, interrogando il sistema, potrà avere il report dettagliato delle assenze.
Controllare facilmente le assenze del personale grazie ad un software specifico
Il software di gestione delle assenze del personale è personalizzabile, quindi è possibile programmare le sue funzioni in base alle esigenze delle singole imprese. Ad esempio chi ha un’azienda in cui collaborano addetti distaccati, che lavorano all’estero, sa che per questa tipologia di contratto esiste un calcolo diverso di ferie e permessi. I software di gestione delle assenze possono aiutare a controllare il flusso di presenze, le ferie e i permessi anche di questa tipologia di lavoratori.
I sistemi automatizzati aiutano ad avere un maggiore controllo delle assenze dei dipendenti, ad esempio se vi sono addetti che si assentano spesso per brevi periodi di malattia, può essere opportuno eseguire dei controlli sulla veridicità delle condizioni dichiarate. In questo caso avere un report automatizzato delle assenze del singolo dipendente, senza dover ricostruire manualmente la storia, può aiutare a far emergere le incongruità in modo preciso e in breve tempo.
Dal punto di vista burocratico un software di gestione delle aziende può aiutare anche a mantenere un elevato rispetto delle regole, la legge infatti prevede che le aziende abbiano un report sugli infortuni avvenuti sul lavoro. Anche in questo caso basta interrogare il sistema per avere un corretto resoconto delle assenze sul lavoro dovute ad infortunio.