Il software di gestione delle spese aziendali fornisce una visione globale e controllata dei valori economici riguardanti i resoconti di spesa dei dipendenti e dei collaboratori delle aziende.
Il sistema tradizionale di gestione delle spese aziendali applicato ancora da alcune aziende richiede un notevole impegno da parte dei dipendenti addetti alla registrazione delle note di spesa e comporta il sostegno di spese burocratiche elevate. Un deterrente per le aziende nell’uso di tali sistemi di gestione potrebbe essere il riscontro di numerosi errori e incongruenze nella compilazione manuale con notevole perdita di tempo per il necessario controllo.
Ridurre gli errori e ottimizzare la gestione dei dati
I sistemi automatizzati di gestione delle spese aziendali consentono una notevole riduzione di errori e di tempo ed un aumento del controllo e della tracciabilità delle spese di tutti i centri di costo. Inoltre ogni sistema automatizzato permette una gestione delle spese adeguata alla politica aziendale con possibilità di revisione, rielaborazione e approvazione dei dati senza costi aggiuntivi. Il software rappresenta un’alternativa all’anticipo di cassa sulle note di spesa per i dipendenti. Infatti il pagamento avviene mediante carta di credito con tutti i vantaggi connessi ai pagamenti elettronici e i benefici sono relativi:
- al controllo centralizzato delle spese
- all’inserimento dati da qualsiasi applicazione web e anche da smartphone
- alla riconciliazione dei cambi per le trasferte all’estero
- all’aumento di produttività per la riduzione dei costi di gestione
Il processo di gestione automatizzato delle spese aziendali ottimizza l’organizzazione del flusso di dati. Le richieste di spesa vengono inoltrate online, le notifiche avvengono via email, le approvazioni e il controllo risultano elaborate in tempo reale. I dipendenti caricano i corrispettivi di spesa attraverso il sistema oppure utilizzano direttamente le carte di credito aziendali e ciò consente un controllo incrociato tra i dati erogati dall’azienda fornitrice di carte di credito e ciò che viene richiesto a titolo di rimborso.
Si eliminano le inesattezze relative al recupero IVA in quanto i dati delle ricevute elettroniche sono inviate automaticamente dai fornitori. In questo modo si gestiscono con il software tutte le spese dei dipendenti, le spese per progetto, i costi complessivi e generali di un certo tipo di spesa.