Nella gestione delle aziende le novità tecnologiche hanno portato un notevole aiuto, ciò soprattutto attraverso la semplificazione delle procedure a cui corrisponde anche una riduzione dei costi improduttivi, cioè i costi legati alla parte burocratica. Tra questi vi sono i software rilevazione presenze ed assenze che semplificano la gestione del personale.
La rilevazione delle presenze per la redazione delle buste paga
Qualunque sia l’attività che si porta avanti, ad esempio produzione di beni o di servizi, vi sono dei costi burocratici non prettamente inerenti al servizio o alla produzione. Gli stessi incidono per quote anche elevate sul budget aziendale proprio per questo solitamente si cerca di abbatterli. Tra questi vi sono i costi per la gestione e redazione delle buste paga. Per redigere una busta paga è necessario tenere in considerazione l’inquadramento del singolo addetto, prendere quotidianamente le presenze e le assenze, registrare ritardi, straordinari, permessi, ferie ancora da godere o godute, periodi di malattia ed eventuali scatti di carriera maturati. Occorre in secondo luogo valutare anche assegni per parenti a carico, trattenute in qualità di sostituto d’imposta, eventuale cessione del quinto del singolo dipendente, insomma tutti quei dati che concorrono a determinare quanto il singolo addetto deve ricevere, al netto e al lordo. Tutte queste formalità richiedono tempo e dedizione soprattutto quando i dipendenti sono numerosi ed è necessario gestire anche turni. Tutto può essere semplificato attraverso un software di gestione del personale per la rilevazione delle presenze e delle assenze.
I vantaggi di un software per la rilevazione delle presenze
I software per la rilevazione delle presenze e delle assenze permette di realizzare report utili alla redazione automatica delle buste paga, semplificando notevolmente il lavoro degli impiegati amministrativi e riducendo i costi relativi a tale personale. Nella maggior parte dei casi i software vengono collegati a postazioni per la rilevazione elettronica del personale, i classici badge da strisciare, e che registrano entrata ed uscita del singolo dipendente. In questo modo è possibile avere una busta paga calibrata sulle reali prestazioni effettuate dal singolo addetto. Nel caso di contestazioni sarà sempre possibile chiedere un report dello storico di presenze ed assenze e quindi è possibile valutare manualmente se vi sono errori nella busta paga. Tale sistema è valido non solo nelle grandi aziende o fabbriche in cui vi sono centinaia di dipendenti che lavorano anche su turni, ma anche nelle piccole realtà, infatti, il sistema del badge per la rilevazione del personale esiste anche nelle piccole aziende o nelle Pubbliche Amministrazioni degli enti locali con pochi dipendenti. I vantaggi nelle piccole realtà non diminuiscono, anzi, il software per la rilevazione dell presenze in questi casi permette di non dover assumere un addetto per gestire solo tali funzioni e quindi risparmiare migliaia di euro l’anno. Questi specifici programmi sono facili da usare perché automatizzati e possono essere utilizzati facilmente per controllare la posizione del singolo dipendente tutte le volte in cui sia necessario.